Khai báo thủ tục hải quan là bước không thể thiếu trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa. Đây không chỉ là yêu cầu pháp lý bắt buộc, mà còn quyết định đến tiến độ giao hàng, chi phí logistics và mức độ uy tín của doanh nghiệp trong chuỗi cung ứng toàn cầu. Vậy khai báo hải quan gồm những gì? Làm thế nào để khai báo đúng và nhanh chóng? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan và đầy đủ nhất.
Khai báo hải quan là gì?
Khai báo thủ tục hải quan là quá trình doanh nghiệp hoặc cá nhân gửi thông tin về hàng hóa xuất nhập khẩu đến cơ quan hải quan, để cơ quan này kiểm tra và cấp phép thông quan. Việc này có thể được thực hiện trực tuyến qua hệ thống VNACCS/VCIS hoặc trực tiếp tại chi cục hải quan nơi quản lý lô hàng.
Việc khai báo đúng, đủ và kịp thời giúp:
-
Rút ngắn thời gian thông quan;
-
Tránh phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi;
-
Hạn chế rủi ro phạt do sai sót hoặc gian lận thuế;
-
Đảm bảo tính pháp lý trong xuất nhập khẩu.
Các trường hợp bắt buộc khai báo hải quan
Bạn sẽ cần khai báo thủ tục hải quan khi:
-
Xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hóa thương mại;
-
Nhập khẩu máy móc, thiết bị công trình, hàng tạm nhập tái xuất;
-
Vận chuyển hàng hóa quá khổ, siêu trường siêu trọng qua biên giới;
-
Hàng mẫu, hàng phi mậu dịch có giá trị lớn;
-
Hàng nhập khẩu vào kho ngoại quan, khu chế xuất hoặc tạm nhập để triển lãm, hội chợ.
Lưu ý: Một số loại hàng hóa miễn thuế vẫn phải khai báo nếu thuộc diện kiểm tra chuyên ngành hoặc nằm trong danh mục quản lý đặc biệt.
Hồ sơ cần chuẩn bị khi khai báo hải quan
Tùy vào loại hàng, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các loại hồ sơ sau:
-
Tờ khai hải quan điện tử (qua hệ thống VNACCS/VCIS);
-
Hợp đồng thương mại (Commercial Contract);
-
Hóa đơn thương mại (Invoice);
-
Phiếu đóng gói (Packing List);
-
Vận đơn (Bill of Lading/Air Waybill);
-
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu có;
-
Giấy chứng nhận kiểm định, kiểm tra chuyên ngành (đối với thực phẩm, hóa chất, máy móc đã qua sử dụng…);
-
Giấy phép nhập khẩu đặc biệt (nếu hàng thuộc danh mục kiểm soát);
-
Tờ khai trị giá (nếu áp dụng theo phương pháp trị giá giao dịch).
Đối với hàng hóa đặc thù như thiết bị siêu trường siêu trọng, hồ sơ sẽ cần thêm phương án vận chuyển, giấy phép lưu thông tuyến đường, bảo hiểm hàng hóa.
Quy trình khai báo thủ tục hải quan (Chi tiết)
Việc khai báo thủ tục hải quan được thực hiện theo trình tự rõ ràng, nhằm đảm bảo tính minh bạch, đúng quy định và thuận lợi trong quá trình thông quan. Dưới đây là 5 bước quan trọng mà doanh nghiệp cần nắm rõ:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ khai báo hải quan
Trước khi tiến hành khai báo, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ, bao gồm:
-
Tờ khai hải quan (khai qua hệ thống điện tử);
-
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice);
-
Vận đơn (Bill of Lading hoặc Airway Bill);
-
Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List);
-
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu có;
-
Giấy phép nhập khẩu (nếu hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành);
-
Các chứng từ kiểm tra chuyên ngành, kiểm dịch, kiểm định kỹ thuật (nếu áp dụng);
-
Hợp đồng thương mại, catalog sản phẩm (với máy móc, thiết bị, dây chuyền…).
Mẹo: Trước khi gửi tờ khai, nên đối chiếu lại mã HS, tên hàng, trị giá, điều kiện giao hàng (Incoterms) để đảm bảo tính thống nhất và tránh bị phân vào luồng đỏ do sai sót nhỏ.
Bước 2: Khai tờ khai hải quan điện tử
Sau khi chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp thực hiện khai báo qua hệ thống hải quan điện tử VNACCS/VCIS (https://www.customs.gov.vn).
Các thông tin cần nhập gồm:
-
Thông tin người xuất/nhập khẩu;
-
Mô tả hàng hóa: tên hàng, mã HS, số lượng, đơn giá, trị giá FOB/CIF;
-
Thông tin phương tiện vận chuyển, cảng đi – đến;
-
Số vận đơn, hóa đơn, CO nếu có;
-
Thông tin thuế suất và các loại thuế phải nộp (nếu có).
Hệ thống sẽ tiếp nhận và trả kết quả phân luồng trong thời gian rất ngắn (thường dưới 1 phút).
Bước 3: Nhận phân luồng kiểm tra
Sau khi gửi tờ khai, hệ thống VNACCS sẽ tự động phân luồng tờ khai:
Luồng xanh
-
Không kiểm tra chứng từ hoặc hàng hóa;
-
Doanh nghiệp chỉ cần nộp thuế (nếu có) và mang hàng về.
Đây là luồng tối ưu, thường áp dụng với doanh nghiệp tuân thủ tốt và hồ sơ hợp lệ.
Luồng vàng
-
Hải quan kiểm tra hồ sơ giấy (có thể yêu cầu bản scan hoặc nộp bản cứng);
-
Không kiểm tra thực tế hàng hóa.
Doanh nghiệp cần bổ sung hồ sơ theo yêu cầu để tiếp tục thông quan.
Luồng đỏ
-
Kiểm tra cả hồ sơ lẫn thực tế hàng hóa tại kho hoặc cảng;
-
Phổ biến với hàng hóa có rủi ro cao, sai lệch thông tin, hoặc lần đầu nhập khẩu.
Lưu ý: Luồng phân định không cố định mà phụ thuộc vào nhiều yếu tố như lịch sử tuân thủ của doanh nghiệp, loại hàng, chính sách thuế, kiểm tra chuyên ngành…
Bước 4: Nộp thuế và lệ phí
Sau khi hoàn tất bước kiểm tra, doanh nghiệp tiến hành nộp các khoản thuế theo quy định:
-
Thuế nhập khẩu (áp dụng với hàng có thuế suất);
-
Thuế giá trị gia tăng (VAT);
-
Thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có);
-
Phí hạ tầng cảng biển, phí lưu kho, lưu bãi, phí kiểm tra…
Việc nộp thuế có thể thực hiện qua tài khoản ngân hàng đã đăng ký tại cổng thanh toán hải quan, hoặc tại các ngân hàng liên kết.
Doanh nghiệp cần đối chiếu kỹ tờ khai và số tiền hệ thống yêu cầu để nộp chính xác, tránh lỗi thông quan do thiếu tiền hoặc mã sai.
Bước 5: Thông quan và nhận hàng
Sau khi hoàn tất nộp thuế và các thủ tục kiểm tra:
-
Hải quan sẽ cấp chứng nhận thông quan trên hệ thống;
-
Doanh nghiệp có thể liên hệ với đơn vị vận tải, kho bãi, cảng hoặc ICD để làm thủ tục nhận hàng;
-
Tiến hành đưa hàng về kho hoặc thực hiện các bước vận chuyển tiếp theo (nội địa hoặc quốc tế).
Lưu ý đặc biệt: Với các loại hàng hóa quá khổ, siêu trọng, hàng hóa có yêu cầu kỹ thuật cao (thiết bị điện gió, máy móc công nghiệp…), cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa bên khai báo – đơn vị vận chuyển – cơ quan quản lý để đảm bảo an toàn và đúng tiến độ.
Lưu ý quan trọng khi khai báo thủ tục hải quan
Để quá trình khai báo hải quan diễn ra suôn sẻ, nhanh chóng và tránh rủi ro về pháp lý, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm quan trọng sau:
Kiểm tra kỹ mã HS code
-
Mã HS (Harmonized System) ảnh hưởng trực tiếp đến thuế suất và chính sách quản lý hàng hóa.
-
Việc sử dụng sai mã có thể dẫn đến:
-
Nộp thiếu thuế (bị truy thu, phạt chậm nộp);
-
Bị phân vào luồng đỏ do nghi ngờ gian lận;
-
Không đúng đối tượng được ưu đãi (ví dụ: sai C/O).
-
Doanh nghiệp nên tham khảo từ nhiều nguồn hoặc nhờ tư vấn hải quan để mã hóa chính xác.
Đảm bảo tính đồng bộ giữa các chứng từ
-
Các thông tin như tên hàng, số lượng, trị giá, điều kiện giao hàng (FOB/CIF), số container cần thống nhất hoàn toàn trên Invoice, Bill, Packing List, Hợp đồng.
-
Nếu có sai lệch, hệ thống hải quan có thể tạm ngưng xử lý hoặc yêu cầu sửa đổi, làm phát sinh chậm trễ.
Theo dõi sát luồng tờ khai
-
Sau khi khai báo, doanh nghiệp cần liên tục theo dõi trạng thái phân luồng.
-
Nếu bị vào luồng vàng hoặc đỏ, cần chủ động chuẩn bị bản scan chứng từ, phương án giải trình, phối hợp với đơn vị logistics/kho bãi để xử lý kịp thời.
Đáp ứng các yêu cầu kiểm tra chuyên ngành (nếu có)
-
Một số mặt hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành như:
-
Thực phẩm, mỹ phẩm, dược phẩm (Bộ Y tế);
-
Máy móc thiết bị, điện tử (Bộ KHCN);
-
Hóa chất, phân bón (Bộ Công thương)…
-
-
Cần thực hiện kiểm tra chất lượng, dán nhãn, xin giấy phép… trước hoặc song song quá trình khai báo.
Chủ động xử lý sự cố phát sinh
-
Hệ thống điện tử có thể gặp lỗi khi khai báo (mã lỗi, treo lệnh, không phân luồng…).
-
Doanh nghiệp nên có nhân sự chuyên trách, kinh nghiệm, hoặc phối hợp với đơn vị dịch vụ khai thuê hải quan để xử lý nhanh chóng.
Kiến Đỏ – Đơn vị hỗ trợ thủ tục hải quan & Vận chuyển hàng đặc thù
Khi doanh nghiệp cần khai báo thủ tục hải quan cho các loại hàng hóa quá khổ, quá tải, thiết bị công nghiệp nặng, máy móc nguyên bộ, hàng dự án, thì việc lựa chọn đúng đối tác logistics là yếu tố quyết định sự thành công – và Kiến Đỏ chính là một trong những đơn vị nổi bật, được nhiều doanh nghiệp lớn tin tưởng.
Dịch vụ hỗ trợ trọn gói – từ A đến Z
Kiến Đỏ cung cấp giải pháp khai báo hải quan trọn gói, bao gồm:
-
Tư vấn chuẩn hóa hồ sơ, chứng từ theo đúng quy định hải quan;
-
Khai tờ khai điện tử, theo dõi phân luồng và xử lý nhanh;
-
Hỗ trợ xin các loại giấy phép chuyên ngành, giấy phép lưu thông với hàng siêu trường siêu trọng;
-
Làm việc trực tiếp với cơ quan hải quan để xử lý những lô hàng phức tạp, hạn chế tối đa rủi ro chậm thông quan.
Chuyên nghiệp với hàng hóa đặc thù, dự án lớn
Kiến Đỏ có kinh nghiệm dày dạn trong các lĩnh vực:
-
Khai báo & vận chuyển thiết bị nhà máy điện, tuabin gió, container máy móc đồng bộ;
-
Dự án trọng điểm quốc gia: xây dựng công nghiệp, năng lượng tái tạo, dầu khí, cơ khí chế tạo;
-
Hàng nhập khẩu có yêu cầu kiểm định, kiểm tra chuyên ngành khắt khe.
Nhờ đó, Kiến Đỏ có thể đảm bảo tiến độ và an toàn cho các dự án có tính thời gian và yêu cầu kỹ thuật cao.
Đội ngũ chuyên gia logistics & hải quan tận tâm
Không chỉ giỏi nghiệp vụ, đội ngũ chuyên gia của Kiến Đỏ còn hiểu sâu về chính sách hải quan, luật vận tải, quy định lưu thông nội địa và quốc tế. Doanh nghiệp sẽ được hỗ trợ:
-
Tư vấn lựa chọn mã HS chính xác, tránh truy thu hoặc phân luồng rủi ro;
-
Phân tích tuyến đường vận chuyển phù hợp để đồng bộ khai báo và giao hàng;
-
Luôn có người đồng hành khi phát sinh sự cố, đảm bảo xử lý nhanh chóng và hiệu quả.
Lý do nên chọn Kiến Đỏ cho khai báo hải quan hàng đặc biệt
-
Hơn 10 năm kinh nghiệm trong logistics hàng dự án, hàng siêu trường;
-
Cam kết đúng tiến độ, đúng luật;
-
Dịch vụ tận nơi – linh hoạt – tiết kiệm thời gian;
-
Hỗ trợ 24/7, kể cả cuối tuần và ngày nghỉ (theo yêu cầu dự án).
Liên hệ Kiến Đỏ ngay hôm nay nếu bạn cần tư vấn thủ tục hải quan và giải pháp logistics cho các mặt hàng đặc biệt, quy mô lớn!
Khai báo thủ tục hải quan là một bước bắt buộc và có tính quyết định trong toàn bộ chuỗi vận chuyển hàng hóa quốc tế. Với những mặt hàng đặc biệt như máy móc công nghiệp, thiết bị siêu trường siêu trọng, hoặc hàng dự án có giá trị cao, việc thực hiện đúng – đủ – nhanh thủ tục hải quan không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn đảm bảo tiến độ giao hàng và uy tín doanh nghiệp.
Thay vì tự mình xử lý một quy trình đầy phức tạp và rủi ro, doanh nghiệp nên hợp tác với đơn vị logistics chuyên nghiệp, am hiểu pháp lý và có kinh nghiệm thực chiến như Kiến Đỏ để được hỗ trợ trọn gói, đảm bảo an toàn và hiệu quả cao nhất.
