HỎI – ĐÁP: Làm sao để tránh hàng hóa bị hư hỏng khi xuất khẩu?

Xuất khẩu hàng hóa là “chìa khóa vàng” giúp doanh nghiệp mở rộng quy mô và nâng tầm vị thế trên thị trường quốc tế. Tuy nhiên, hành trình vận chuyển xuyên biên giới luôn tiềm ẩn vô số rủi ro. Vậy làm sao để tránh hàng hóa bị hư hỏng khi xuất khẩu trong bối cảnh chuỗi cung ứng toàn cầu ngày càng phức tạp? Cùng tìm kiếm giải pháp tối ưu nhất trong bài viết dưới đây của chúng tôi nhé!

Nguyên nhân dễ khiến hàng hoá bị hư hỏng khi xuất khẩu

Để tìm được phương thuốc phòng ngừa hiệu quả, trước hết chúng ta phải chẩn đoán chính xác những “căn bệnh” thường gặp khiến hàng hóa tổn thất trong quá trình viễn chinh:

Tác động cơ học và va đập vật lý

Đây là nguyên nhân phổ biến nhất. Hàng hóa phải trải qua nhiều lần nâng hạ tại cảng đi, cảng trung chuyển và cảng đến. Việc tài xế xe nâng cẩu thả, sóng biển lớn khiến tàu lắc lư, hoặc xe tải đi qua các cung đường xấu đều tạo ra lực quán tính cực lớn. Nếu hàng hóa không được cố định, chúng sẽ tự va đập vào nhau hoặc lao vào thành container.

Độ ẩm và hiện tượng “Mưa container” 

Đối với vận tải đường biển kéo dài từ 15 – 45 ngày, sự thay đổi nhiệt độ đột ngột giữa các vùng khí hậu (ví dụ: đi từ vùng nhiệt đới châu Á sang mùa đông châu Âu) sẽ gây ra hiện tượng ngưng tụ hơi nước trên trần container. Nước nhỏ xuống như mưa, làm ẩm ốc, rỉ sét máy móc, mục nát thùng carton và gây nấm mốc cho hàng nông sản, may mặc.

Sự cố về nhiệt độ 

Đối với hàng lạnh như thủy hải sản, trái cây, vắc-xin… chỉ cần hệ thống làm lạnh của container bị ngắt trong vài tiếng do sự cố kỹ thuật hoặc lỗi con người tại cảng, toàn bộ lô hàng trị giá hàng triệu USD sẽ biến thành rác thải ngay lập tức.

Đóng gói sai quy cách và sử dụng vật liệu kém chất lượng

Tiết kiệm chi phí bằng cách dùng thùng carton mỏng, pallet gỗ mục mọt, không xử lý hun trùng hoặc không dùng túi chống ẩm là con đường ngắn nhất dẫn đến việc hàng hóa bị từ chối thông quan hoặc đổ sụp trong quá trình xếp chồng.

Giải đáp: Làm sao để tránh hàng hóa bị hư hỏng khi xuất khẩu?

Để triệt tiêu tối đa các rủi ro trên, doanh nghiệp cần áp dụng bộ quy trình 10 bí kíp kiểm soát chất lượng từ gốc đến ngọn dưới đây:

Nghiên cứu kỹ đặc tính sản phẩm và yêu cầu của nước sở tại

Mỗi loại hàng hóa có một “nhạy cảm” riêng. Bạn cần hiểu rõ giới hạn chịu lực, nhiệt độ lý tưởng, và độ ẩm cho phép của sản phẩm. Đồng thời, hãy cập nhật các tiêu chuẩn nghiêm ngặt của nước nhập khẩu (ví dụ: Tiêu chuẩn bao bì xanh của EU, luật ISPM 15 về pallet gỗ của Mỹ).

Thiết kế và lựa chọn bao bì bảo vệ chuẩn xuất khẩu

Tuyệt đối không dùng bao bì nội địa cho hàng xuất khẩu.

• Thùng carton: Phải sử dụng loại từ 5 – 7 lớp với định lượng giấy cao, có phủ màng chống thấm nước bên ngoài.
• Bao bì sơ cấp: Sử dụng màng mút xốp (Foam), túi khí (Air bag) ôm khít sản phẩm để triệt tiêu không gian dịch chuyển.

Chuẩn hóa quy trình đóng Pallet

Pallet chính là “bộ giáp” đỡ nâng toàn bộ lô hàng.

• Xếp hàng theo khối hình học vuông vức, không để hàng nhô ra khỏi mép pallet.
• Áp dụng nguyên tắc xếp hàng nặng ở dưới, hàng nhẹ ở trên.
• Sử dụng thanh nẹp góc bằng giấy cứng (Corner protectors) và quấn tối thiểu 5 – 6 lớp màng co (Stretch wrap) để khóa chặt các khối hàng thành một thể thống nhất.

Kiểm tra tình trạng Container trước khi đóng hàng

Trước khi đưa hàng vào, hãy thực hiện bài kiểm tra “7 điểm” đối với container. Bước vào trong container, đóng cửa lại và xem có ánh sáng lọt vào không (để phát hiện lỗ thủng gây dột nước). Kiểm tra mùi, độ sạch của sàn, và đảm bảo hệ thống khóa cửa vẫn hoạt động trơn tru.

Ứng dụng giải pháp kiểm soát độ ẩm tiên tiến

Để chống lại “mưa container”, hãy treo các túi hút ẩm chuyên dụng chứa Calcium Chloride dọc theo hai bên thành container. Loại chất này có khả năng hút ẩm gấp 200 – 300% trọng lượng chính nó, vượt trội hoàn toàn so với túi Silica Gel thông thường. Bên cạnh đó, có thể lót thêm một lớp bạt cách nhiệt bên trong.

Chèn lót và gia cố hàng hóa chặt chẽ

Khoảng trống giữa các pallet trong container là nguyên nhân gây đổ ngã. Hãy lấp đầy các khoảng trống này bằng Túi khí chèn hàng. Khi được bơm căng, túi khí sẽ ép chặt các pallet vào thành container, hấp thụ toàn bộ lực xung kích trong quá trình tàu lắc lư trên biển.

Phân bổ trọng lượng đồng đều bên trong Container

Tránh dồn tất cả hàng nặng về một phía hoặc sát cửa container, điều này dễ làm lật xe rơ-moóc hoặc gãy vỡ container trong quá trình cẩu hạ. Trọng tâm của lô hàng phải nằm chính giữa container.

Chọn lựa phương thức vận chuyển uy tín

Đừng chỉ nhìn vào giá cước rẻ. Hãy chọn những công ty giao nhận có kinh nghiệm tuyến đường đó, những hãng tàu có đội tàu mới và lịch trình ổn định để giảm thiểu thời gian lưu kho bãi, hạn chế rủi ro hàng hóa nằm phơi nắng phơi sương tại cảng trung chuyển.

Làm gì khi xảy ra hư hỏng hàng hóa khi xuất khẩu?

Dù đã chuẩn bị kỹ lưỡng, rủi ro trong vận tải quốc tế vẫn có thể xảy ra do thiên tai hoặc tai nạn bất khả kháng. Khi đối tác nước ngoài thông báo hàng bị tổn thất, doanh nghiệp cần bình tĩnh xử lý theo quy trình pháp lý sau:

Giữ nguyên hiện trạng và chụp ảnh/quay phim làm bằng chứng

Yêu cầu người mua chụp ảnh lại tình trạng container trước khi mở cửa (chụp rõ số container và số chì – seal), sau đó chụp chi tiết các vị trí hàng bị hư hỏng bên trong. Tuyệt đối không tự ý di dời hoặc tiêu hủy hàng hóa lỗi trước khi giám định.

Lập biên bản bất thường

Yêu cầu đại diện hãng tàu, công ty cảng hoặc đơn vị vận chuyển tại cảng đích ký vào biên bản xác nhận tình trạng tổn thất của hàng hóa. Đây là chứng cứ pháp lý tối quan trọng.

Mời đơn vị giám định độc lập

Hãy liên hệ với các tổ chức giám định uy tín tại nước nhập khẩu để họ đến hiện trường kiểm tra, xác định nguyên nhân cốt lõi (do đóng gói, do nước biển vào, hay do lỗi kỹ thuật của container) và mức độ thiệt hại (%).

Gửi thông báo tổn thất

Gửi văn bản chính thức cho các bên liên quan bao gồm: Hãng tàu, công ty giao nhận và công ty bảo hiểm trong thời hạn quy định (thường là trong vòng 3 ngày kể từ ngày giao hàng đối với tổn thất không rõ ràng).

Chuẩn bị hồ sơ khiếu nại và đòi bồi thường

Tập hợp đầy đủ bộ chứng từ bao gồm:

• Vận đơn.
• Hóa đơn thương mại & Phiếu đóng gói.
• Chứng thư giám định.
• Biên bản tổn thất và hình ảnh chứng minh.
• Đơn bảo hiểm hàng hóa 

Câu trả lời hoàn hảo nhất cho câu hỏi “Làm sao để tránh hàng hóa bị hư hỏng khi xuất khẩu?” không nằm ở một bước đơn lẻ, mà nằm ở tư duy quản trị rủi ro hệ thống. Trên đây là những bí kíp cần thiết nếu như bạn chưa biết cách hạn chế hư hỏng hàng hoá xuất khẩu. Hãy biến quy trình đóng gói và bảo vệ hàng hóa thành lợi thế cạnh tranh cốt lõi, giúp doanh nghiệp tự tin chinh phục những thị trường khó tính nhất trên toàn cầu.